Was ein Rechnungsprogramm für Reinigungsbetriebe können sollte
Im Alltag einer Reinigungsfirma entstehen Rechnungen nebenbei: nach dem Objekttermin, am Monatsende, für wiederkehrende Aufträge. Ein gutes Rechnungsprogramm für die Gebäudereinigung nimmt Ihnen dabei Routinearbeit ab und verhindert Abweichungen zwischen Angebot und Rechnung:
- Positionen aus dem angenommenen Angebot übernehmen, ohne sie neu zu erfassen
- Kunden und Objekte einmal anlegen und für Angebot und Rechnung wiederverwenden
- Rechnungen als PDF erzeugen und direkt versenden
- Offene und überfällige Rechnungen auf einen Blick zeigen
- Auf Nachfassen und Zahlungseingang erinnern
Vom Angebot zur Rechnung in CleanCalc
CleanCalc verbindet Kalkulation und Angebot mit der Rechnung. Der Ablauf in vier Schritten:
Angebot erstellen
Leistungen und Flächen erfassen, mit Ihren Preisen kalkulieren, Leistungsverzeichnis hinzufügen und das Angebot als PDF versenden.
Status verfolgen
Entwurf, Versendet, Angenommen, Abgelehnt: Sie sehen jederzeit, bei welchem Angebot nachgefasst werden muss.
Rechnung erstellen
Aus dem angenommenen Angebot erstellen Sie mit einem Klick die Rechnung. Eine doppelte Erfassung entfällt.
Offene Posten im Blick
Das Dashboard zeigt offene Rechnungen und Monatsumsatz. Follow-ups erinnern an offene Angebote und überfällige Rechnungen.
Pflichtangaben auf der Rechnung (§ 14 UStG)
Eine ordnungsgemäße Rechnung enthält nach § 14 Abs. 4 UStG mindestens diese Angaben:
- vollständiger Name und Anschrift von Leistendem und Leistungsempfänger
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Leistenden
- Ausstellungsdatum und eine einmalig vergebene, fortlaufende Rechnungsnummer
- Menge und Art der erbrachten Leistung
- Zeitpunkt oder Zeitraum der Leistung (bei Unterhaltsreinigung z. B. der Abrechnungsmonat)
- Entgelt, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen, sowie im Voraus vereinbarte Minderungen (z. B. Rabatt)
- anzuwendender Steuersatz und Steuerbetrag oder der Hinweis auf eine Steuerbefreiung
Bei Rechnungen bis 250 € brutto genügen erleichterte Angaben (Kleinbetragsrechnung, § 33 UStDV).
Reverse-Charge: Rechnung ohne Umsatzsteuer?
Erbringen Sie Gebäudereinigungsleistungen für einen Unternehmer, der selbst Gebäudereinigungsleistungen erbringt (etwa als Subunternehmer), schuldet nach § 13b UStG der Leistungsempfänger die Umsatzsteuer (Reverse-Charge). Ihre Rechnung enthält dann keine Umsatzsteuer, aber den Hinweis auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers. Gegenüber Endkunden und anderen Unternehmern gilt weiterhin der Regelsteuersatz von 19 %. Lassen Sie den Einzelfall von Ihrem Steuerberater prüfen.
Häufige Fehler bei Rechnungen in der Gebäudereinigung
Leistungszeitraum fehlt
Bei wiederkehrenden Aufträgen muss erkennbar sein, für welchen Zeitraum abgerechnet wird. Fehlt die Angabe, drohen Rückfragen und Verzögerungen bei der Zahlung.
Falsche Umsatzsteuer
19 % ausgewiesen, obwohl Reverse-Charge gilt, oder umgekehrt. Klären Sie die Steuerschuldnerschaft vor der ersten Rechnung an Subunternehmer-Kunden.
Rechnung weicht vom Angebot ab
Andere Bezeichnungen oder Preise als im Angebot führen zu Reklamationen. Wer das Angebot in die Rechnung übernimmt, vermeidet solche Abweichungen.
Angebot und Rechnung in einem Programm
Wie Sie Preise belastbar ermitteln, zeigen die Ratgeber zum Stundensatz und zur Unterhaltsreinigung. Das fertige Reinigungsangebot wird in CleanCalc später zur Rechnung, ohne dass Sie Positionen neu erfassen. Wer zuerst andere Rechnungsprogramme vergleichen möchte, findet auf Feierabend-Büro einen Vergleich von fünf Rechnungsprogrammen für Reinigungsfirmen. 30 Tage kostenlos testen.
Hinweis: Diese Seite gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung.