Ratgeber: Professionelle Angebotserstellung für Reinigungsfirmen
Praktisches Wissen für eine präzise Kalkulation und erfolgreiche Auftragsgewinnung
Von Markus Perke, Branchenexperte für Gebäudereinigung & SaaS-Lösungen · Stand:
Richtig kalkulieren
Eine erfolgreiche Kalkulation beginnt mit der genauen Flächenerfassung. Messen Sie alle zu reinigenden Bereiche präzise aus und dokumentieren Sie diese. Berücksichtigen Sie dabei auch schwer zugängliche Stellen und besondere Anforderungen.
Praxis-Tipp: Kalkulieren Sie immer einen Puffer von 5–10 % für unvorhergesehene Aufwände ein. Dies schützt Ihre Marge und ermöglicht flexibles Arbeiten.
Quelle: Bundesinnungsverband des Gebäudereiniger-Handwerks (BIV)
Zeitaufwand ermitteln
Der Zeitaufwand variiert je nach Reinigungsart und Verschmutzungsgrad. Branchenübliche Richtwerte:
- Standard-Büroreinigung: 150–200 m²/Stunde
- Sanitärreinigung: 50–70 m²/Stunde
- Glasreinigung: 80–120 m²/Stunde
Experten-Hinweis: Digitale Kalkulationstools minimieren Fehler bei der Zeitberechnung, da sie Verschmutzungsgrad, Mobiliar und Zugänglichkeit automatisch berücksichtigen.
Richtwerte gemäß RAL Gütegemeinschaft Gebäudereinigung (GGGR)
Stundensätze festlegen
Der Mindestlohn in der Gebäudereinigung liegt seit Januar 2025 bei 14,25 €/h (Lohngruppe 1) laut Tarifvertrag der IG BAU. Aktuelle Regelungen zum Mindestlohn veröffentlicht das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS). Alle Kostenarten einplanen: Bruttolohn, Sozialversicherung (ca. 20 %), Urlaubs- und Krankheitstage, Materialkosten, Fahrtkosten sowie Gewinnmarge. Eine detaillierte Anleitung finden Sie in unserem Ratgeber Stundensatz Gebäudereinigung berechnen.
Rechenbeispiel: Bei 14,25 €/h Bruttolohn ergeben sich mit allen Nebenkosten und 15 % Gewinnmarge etwa 26–30 € pro kalkulierter Arbeitsstunde.
Angebote strukturieren
Ein professionelles Reinigungsangebot enthält fünf Pflichtbestandteile: Deckblatt mit Firmendaten, detailliertes Leistungsverzeichnis, transparente Preisaufstellung, Vertragsbedingungen und Zahlungskonditionen. Das Leistungsverzeichnis Reinigung listet dabei alle Positionen, Flächen und Intervalle strukturiert auf.
Best Practice: Visualisieren Sie komplexe Leistungen mit Grundrissen oder Fotos. Laut IHK steigert eine klare Angebotsstruktur die Auftragsquote um bis zu 30 %.
Preise wettbewerbsfähig gestalten
Recherchieren Sie regelmäßig die Marktpreise in Ihrer Region. Drei Positionierungsstrategien sind möglich: Niedrigpreisanbieter, mittleres Segment oder Premiumservice. Jede kann erfolgreich sein, wenn sie konsequent umgesetzt wird.
Strategie-Tipp: Monatliche Pauschalen für Langzeitverträge sind für Kunden planbar und sichern Ihnen regelmäßige Einnahmen. Laut BIV haben 78 % der Reinigungsunternehmen mit Jahresverträgen stabilere Umsätze.
Nachverfolgung optimieren
Angebote innerhalb von 24 Stunden nach dem Kundentermin versenden. Nach 3–5 Tagen telefonisch nachfragen. Studien zeigen: Angebote, die am selben Tag verschickt werden, haben eine 60 % höhere Abschlussquote.
Erfolgs-Faktor: Digitale Tools ermöglichen automatisches Tracking. Sie sehen, wann der Kunde das PDF öffnet, und können Ihr Follow-up perfekt timen.
Vor-Ort-Modus nutzen
Der Vor-Ort-Modus blendet alle Inhalte aus, die bei einem Kundentermin nicht benötigt werden – SEO-Texte, Preistabellen, Video und Footer verschwinden. Nur der Rechner, die Zusammenfassung und die Navigationsleiste bleiben sichtbar.
Praxis-Tipp: Aktivieren Sie den Vor-Ort-Modus über das Navigationsmenü (≡). Er lässt sich jederzeit ein- und ausschalten, ohne dass Ihre Eingaben verloren gehen. Auf dem Smartphone genauso nutzbar wie auf dem Tablet.
Raum-für-Raum-Erfassung
Im Vor-Ort-Modus steht Ihnen die Raum-für-Raum-Erfassung zur Verfügung. Legen Sie pro Raum einen Eintrag mit Name, Länge und Breite an – die Fläche wird automatisch berechnet und zur Gesamtfläche der Kalkulation addiert.
Workflow: Über den „+"-Button fügen Sie beliebig viele Räume hinzu, jeder Raum ist einzeln editierbar und löschbar. Perfekt für Objektbegehungen, bei denen Sie jeden Raum einzeln vermessen und direkt in den Kostenrechner übernehmen möchten.
Vorlagen speichern & laden
Mit dem integrierten Vorlagen-System speichern Sie eine komplette Kalkulation als Vorlage ab – inklusive Reinigungsart, Flächen, Zusatzleistungen und Preisanpassungen. Beim nächsten Kundentermin laden Sie die passende Vorlage und passen nur die individuellen Werte an.
Effizienz-Tipp: Vorlagen werden lokal gespeichert und sind auch offline verfügbar. Sie können beliebig viele Vorlagen anlegen, umbenennen oder löschen – ideal für wiederkehrende Objekttypen oder Standardangebote.
Vor-Ort-Dokumentation
Die Vor-Ort-Dokumentation erweitert Ihr Angebot um eine professionelle Objektdokumentation. Laden Sie bis zu sechs Fotos direkt vom Smartphone hoch oder nutzen Sie die Kamera-Funktion, um den Zustand des Objekts festzuhalten. Ein Notiz-Feld bietet Platz für individuelle Anmerkungen.
Wichtig: Anschließend holen Sie eine digitale Unterschrift per Touchscreen vom Kunden und vom Auftragnehmer ein. Fotos, Notizen und Unterschriften werden automatisch dem PDF-Angebot angehängt. Die Daten bleiben 24 Stunden lokal gespeichert.
Mobiler Wizard
Auf kleinen Bildschirmen aktiviert sich automatisch der mobile Wizard. Er führt Sie in übersichtlichen Schritten durch die Kalkulation: Paket wählen, Fläche oder Stunden eingeben, Extras hinzufügen, Preis prüfen und PDF erzeugen.
Touch-optimiert: Die Bedienung ist speziell für Touch-Displays konzipiert und eignet sich ideal für die Nutzung unterwegs oder direkt beim Kunden – ohne Desktop-PC.
Optimaler Workflow
Empfohlener Ablauf: Vor-Ort-Modus aktivieren → Vorlage laden oder Reinigungsart wählen → Räume einzeln erfassen oder Gesamtfläche eingeben → Zusatzleistungen aktivieren → Fotos aufnehmen & Notizen hinterlegen → Preis prüfen → Digitale Unterschrift einholen → PDF-Angebot inkl. Leistungsverzeichnis erstellen und direkt versenden → Kalkulation als Vorlage speichern.
Wichtige Begriffe einfach erklärt
- → Unterhaltsreinigung
- Die Unterhaltsreinigung umfasst alle regelmäßigen Reinigungsarbeiten zur Aufrechterhaltung des Sauberkeitsstandards. Leistungen: Staubwischen, Bodenpflege, Mülleeren und Sanitärreinigung. Häufigkeit: täglich oder mehrmals wöchentlich. Sie bildet die Basis jedes Reinigungsvertrags.
- → Grundreinigung
- Intensive Reinigung aller Flächen einschließlich schwer zugänglicher Bereiche, Bodenversiegelung und Tiefenreinigung. Häufigkeit: 1–4 Mal jährlich. Deutlich aufwendiger als die Unterhaltsreinigung.
- → Bauendreinigung
- Einmalige Intensivreinigung nach Abschluss von Bau- oder Renovierungsarbeiten. Entfernt Baustaub, Klebereste, Farbspritzer und Bauschmutz. Erfordert spezielle Reinigungsmittel und Fachkenntnisse. Mehr dazu unter Bauendreinigung Kosten. Die BG BAU informiert über geltende Arbeitsschutzvorschriften bei Baureinigungen.
- → Leistungsverzeichnis (LV)
- Ein Leistungsverzeichnis listet alle zu erbringenden Leistungen eines Auftrags detailliert auf – einschließlich Flächen, Intervallen, Reinigungsarten und Preisen. Im Bereich Gebäudereinigung spricht man vom Leistungsverzeichnis Reinigung, bei Bauendreinigungen vom Leistungsverzeichnis Bau. Es dient als verbindliche Grundlage für Angebote und Verträge.
- → Kalkulation nach Quadratmeterpreis
- Fester Preis pro Quadratmeter. Einfach und transparent, aber nur für standardisierte Leistungen geeignet. Typische Preise: Büroflächen 0,80–1,50 €/m², Treppen 2,50–4,00 €/m², Sanitär 3,00–5,00 €/m². Alle Reinigungspreise pro qm im Überblick →
- → Kalkulation nach Stundensatz
- Benötigte Arbeitszeit multipliziert mit dem Stundensatz. Flexibler als die Quadratmetermethode. Voraussetzung: realistische Zeiteinschätzung basierend auf Erfahrungswerten und objektspezifischen Faktoren.
- → Vollkostenrechnung
- Erfasst alle Kosten: direkte Lohnkosten, Lohnnebenkosten, Materialkosten, Fahrtkosten, anteilige Verwaltungskosten und kalkulatorische Wagnisse. Nur so sind alle Aufwände gedeckt und Gewinn gesichert. Weiterführende Informationen zur Kalkulation bietet der Deutsche Industrie- und Handelskammertag (DIHK).